Sistem Informasi Manajemen Minggu 6 E-learning Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA

Jelaskan Pengertian dan beri contoh dari masing-masing pertanyaan dibawah ini dalam suatu aplikasi (dapat di asumsikan): 1. Database Management System (DBMS) 2. Database Relational 3. File, Record, byte, field dan Byte Berdasarkan tema kuliah kita minggu ini apa hubunganya dengan tugas saudara yaitu menganalisis dan mengembangkan Sistem Informasi pada perusahaan saudara atau pada perusahaan yang saudara ketahui sistemnya, secara konseptual. Disain database minimal untuk 2 file data sesuaikan dengan tema tugas saudara masing-masing. Jawab : 1. DBMS adalah singkatan dari “Database Management System” yaitu sistem penorganisasian dan sistem pengolahan Database pada komputer. DBMS atau database management system ini merupakan perangkat lunak (software) yang dipakai untuk membangun basis data yang berbasis komputerisasi. DBMS (Database Management system) ini juga dapat membantu dalam memelihara serta pengolahan data dalam jumlah yang besar, dengan menggunakan DBMS bertujuan agar tidak dapat menimbulkan kekacauan dan dapat dipakai oleh user sesuai dengan kebutuhan. DBMS ialah perantara untuk user dengan basis data, untuk dapat berinteraksi dengan DBMS dapat memakai bahasa basis data yang sudah di tentukan oleh perusahaan DBMS. Bahasa basis data umumnya terdiri dari berbagai macam instruksi yang diformulasikan sehingga instruksi tersebut dapat di proses oleh DBMS. Contoh dari DBMS ialah MySQL, Oracle, dan Microsoft SQL server 2. Database Relasional adalah untuk menjelaskan database sebagai kumpulan dari logika matematika prediktif pada set terbatas dari variabel prediktif, menjelaskan kendala pada nilai mungkin dan kombinasi nilai. Isi dari database pada waktu yang diberikan ialah model logika terbatas dari database tersebut. Contoh dari set relasi, satu per variable prediktif, seperti seluruh variabel dasar yang diinginkan. Permintaan untuk informasi dari database (queri database) juga disebut prediktif. 3. field adalah kumpulan dari karakter yang membentuk satu arti, maka jika terdapat field misalnya seperti NomerBarang atau NamaBarang, maka yang dipaparkan dalam field tersebut harus yang berkaitan dengan nomer barang dan nama barang. Atau definisi field yang lainnya yaitu tempat atau kolom yang terdapat dalam suatu tabel untuk mengisikan nama-nama (data) field yang akan di isikan. Record adalah kumpulan field yang sangat lengkap, dan biasanya dihitung dalam satuan baris. Tabel adalah merupakan kumpulan dari beberapa record dan juga field. File adalah terdiri dari record-record yang menggambarkan dari satu kesatuan data yang sejenis. Misalnya seperti file nama barang berisikan data tentang semua nama barang yang ada. Data adalah kumpulan fakta atau kejadian yang digunakan sebagai penyelesaian masalah dalam bentuk informasi. Pengertian basis data (database) adalah basis data yang terdiri dari dua kata, yaitu kata basis dan data. Basis dapat di artikan markas ataupun gudang, maupun tempat berkumpul. Lalu data adalah kumpulan fakta yang mewakili suatu objek, misalnya seperti manusia, barang dan sebagainya yang direkam ke dalam bentuk huruf, angka, simbol, teks, bunyi, gambar ataupun kombinasinya. Jadi dapat disimpulkan basis data adalah kumpulan terorganisasi dari data-data yang saling berhubungan sedemikian rupa sehingga dapat dengan mudah disimpan, dimanipulasi, dan dipanggil oleh pemakainya. Dan Karakter atau character adalah merupakan suatu bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter numerik, huruf ataupun karakter khusus (special characters) yang membentuk suatu item data atau field. FORUM SIM 6 Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Ada yang membuat perbedaan yang jelas antara sistem informasi, dan komputer sistem TIK, dan proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda dari teknologi informasi dalam sistem informasi biasanya terlihat seperti memiliki komponen TIK. Hal ini terutama berkaitan dengan tujuan pemanfaatan teknologi informasi. Sistem informasi juga berbeda dari proses bisnis. Sistem informasi membantu untuk mengontrol kinerja proses bisnis. Alter berpendapat untuk sistem informasi sebagai tipe khusus dari sistem kerja. Sistem kerja adalah suatu sistem di mana manusia dan/atau mesin melakukan pekerjaan dengan menggunakan sumber daya untuk memproduksi produk tertentu dan/atau jasa bagi pelanggan. Sistem informasi adalah suatu sistem kerja yang kegiatannya ditujukan untuk pengolahan (menangkap, transmisi, menyimpan, mengambil, memanipulasi dan menampilkan) informasi. Dengan demikian, sistem informasi antar-berhubungan dengan sistem data di satu sisi dan sistem aktivitas di sisi lain. Sistem informasi adalah suatu bentuk komunikasi sistem di mana data yang mewakili dan diproses sebagai bentuk dari memori sosial. Sistem informasi juga dapat dianggap sebagai bahasa semi formal yang mendukung manusia dalam pengambilan keputusan dan tindakan. Sistem informasi merupakan fokus utama dari studi untuk disiplin sistem informasi dan organisasi informatika. Sistem informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam organisasi. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi adalah kumpulandari sub-sub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna. Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi. Sistem informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Data yang diolah saja tidak cukup dapat dikatakan sebagai suatu informasi. Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut: tepat kepada orangnya atau relevan (relevance), tepat waktu (timeliness), dan tepat nilainya atau akurat (accurate). Keluaran yang tidak didukung oleh tiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage). Komponen prosedur dalam SI berkaitan dengan prosedur manual dan prosedur berbasis komputer serta standar untuk mengolah data menjadi informasi yang berguna. Suatu prosedur adalah urutan langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan satu atau lebih aktivitas pengolahan informasi. Pengolahan informasi ini dapat dikerjakan dengan pengguna, atau kombinasi pengguna dan staff TI. Suatu bisnis terdiri dari berbagai macam prosedur yang digabungkan secara logis untuk membentuk suatu sistem. Sebagai contoh sistem yang umumnya ada dalam suatu organisasi adalah sistem penggajian, personalia, akuntansi, dan gudang. Ini terdiri dari komputer, instruksi, fakta yang tersimpan, manusia dan prosedur. SI dapat dikategorikan dalam empat bagian: 1. Sistem Informasi Manajemen 2. Sistem pendukung keputusan 3. Sistem Informasi Eksekutif 4. Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem Informasi Manajemen Minggu 5 E-learning Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA

1. Jelaskan bahwa pemberdayaan data secara elektronik lebih baik dari pada manual 2. Mengapa software pesanan melalui konsuktan IT (outsourcing) lebih mahal dari software jadi yang ada di pasaran software aplikasi ? 3. Pada tugas studi kasus saudara setelah mengidentifiaksi masalah maka selanjutnya adalah menganalisa system informasi serta menentukan alternative pengembangan system infomasi, berkaitan dengan tema kuliah kita kali ini yaitu “Sumber Daya Komputasi dan Komunikasi”, bagaimana saudara menganalisis system tentang sumber daya komputasi dan komuniksai yang pada suatu perusahaan dan buatkant alternative pengembangan system tersebut, 1. Pengolahan data secara elektronik merupakan serangkaian kegiatan yang dimaksudkan untuk penyediaan informasi dengan menggunakan computer yang mencakup pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pengawasan hasil olahan tersebut. Pengertian diatas menunjukan dengan jelas bahwa langkah pertama dalam proses pengolahan data ialah pengumpulan data. Para pengambil keputusan memerlukan informasi yang bermutu tinggi. Oleh karena itu para tenaga professional yang berkecimpung dalam kegiatan pengolahan data harus berupaya agar dalam menjalanka fungsinya, terdapat jaminan bahwa mutu data yang dikumpulkan tinggi, relevan dengan kepentingan pemakai, digali dari sumber yang dapat dipercaya baik internal maupun eksternal. Langkah kedua ialah pengolah data, yaitu proses mengubah bentuk dan makna data menjadi infomasi dan dapat digunakan dalam mendukung berbagai kegiatan pengambilan keputusan. Perubahan bentuk dan makna tersebut bersifat kritikal karena pada dirinya data tidak mempunyai nilai instrinsik bagi pengambilan keputusan. Langkah ketiga ialah penyimpanan. Keluaran pengolahan data berupaya informasi harus disimpan sedemikian rupa sehingga keamanannya terjamin, hemat biaya dan mudah ditelusuri dan diambil apabila diperlukan. Pentingnya pengamanan informasi dapat dilihat dari paling sedikit tiga sudut pandang, yaitu agar tidak jatuh ketangan orang atau pihak yang tidak berhak, aman terhadap kerusakan karena tempat dan cara penyimpanan yang tidak tepat, aman terhadap kerusakan karena tempat dan cara penyimpanan yang tidak tepat, aman dari bahaya kebakaran. Langkah ke empat ialah pengawasan. Maksudnya ialah agar system pengolahan data yang sudah ditetapkan diikuti sepenuhnya oleh para penanggung jawabnya. Artinya urutan langkah yang perlu diambil benar-benar diikuti karena dengan demikian mampu menghasilkan informasi yang memenuhi kebutuhan berbagai pihak yang memerlukan. 2. Software Jadi Software ini sudah dibuat di awal berdasarkan riset ke lapangan sehingga secara pasti penyedia sudah membuat paket-paket edisi yang cocok untuk berbagai bidang usaha yang ada di lapangan baik skala mikro, kecil, menengah, maupun besar. Perusahaan melalui pebisnis atau pegawai yang bersinggungan langsung dengan akuntansi dapat langsung memilih edisi apa yang cocok atau paling tidak nyaris mendekati dengan alur bisnisnya. Tentunya sebelum memilih edisi yang sudah jadi ini, perusahaan berhak konsultasi kepada tim konsultan produk penyedia secara perinci sehingga memperoleh rekomendasi yang tepat. Karena jenis software ini sudah dibuat diawal tanpa dimungkinkannya pengubahsuaian program (tidak dapat dimodifikasi) namun hanya dimungkinkan upgrade fasilitas, layanan purnajual pun terjamin, katakanlah pelatihan (training) dan layanan bantuan baik gratis maupun berbayar. Penyedia menyajikan layanan training agar pengguna bisa belajar, memahami, dan menyesuaikan diri dengan prosedur input di software jadinya. Sasaran perusahaan akan software jadi ini tidak harus selalu perusahaan besar, tetapi juga institusi pendidikan, jasa, nirlaba, perusahaan skala kecil bahkan dapat juga diimplementasikan untuk pembukuan rumah tangga. Inilah mengapa software ERP dengan model yang sudah jadi ini banyak menjadi incaran perusahaan dengan pertimbangan ke-simpel-annya, implementasi cepat, dan jaminan layanan purnajualnya. Software jadi ini bisa juga disebut sebagai software semi-ERP. Software Pesanan Menurut namanya, software ini memang dibuat berdasarkan pesanan perusahaan alias belum ada wujud barunya jika belum ada yang memesan. Penyedia akan membuat software ERP model pesanan ini jika ada perusahaan yang menjadi prospek proyeknya. Karena modelnya berupa pesanan, banyak tahapan yang harus dilalui oleh perusahaan agar pertimbangan memilih software ini tidak salah langkah. Adapun tahapan yang harus dilalui sebagai berikut: 1. Persiapkan data secara perinci alur kegiatan bisnis yang terdiri dari setidaknya 3 alur utama yakni kegiatan operasional, kegiatan keuangan dan akuntansi, dan kegiatan departemen sumber daya manusia (HRD). 2. Pertimbangkan apakah langkah menggunakan software ERP modifikasi/ pesanan ini dapat mengembangkan kinerja perusahaan dan bagaimana proyeksinya. 3. Pertimbangkan apakah para pelaku usaha/ tenaga kerja sanggup mengimplementasikan software ERP model ini. 4. Pertimbangkan anggaran beban yang harus dikeluarkan untuk investasi di software ERP pesanan ini.Pemilihan penyedia/ vendor yang bonafide. 5. Konsultasikan secara lengkap semua poin 1 hingga 5 kepada penyedia. Ini adalah 6 poin utama yang harus dilalui meskipun ada poin lainnya yang mungkin bisa ditambahkan. Dari uraian di atas, yang akan terlintas di pikiran Anda pasti pemilihan software model ini biasanya dilakukan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar. Ya, pemikiran Anda tepat. Pasalnya dana yang wajib diinvestasikan untuk satu sistem ERP pesanan ini biasanya tidak kurang dari ratusan juta rupiah dan tentunya memerlukan waktu berbulan-bulan bahkan tahunan agar bisa memulai implementasinya (ini pun baru tahap awal). Adapun kendala yang ditemui untuk memulai penerapan software ERP pesanan adalah sebagai berikut: 1. Investasi sangat mahal sebab ERP model modifikasi ini merupakan software yang bisa diubahsuai (modified) berdasarkan kebutuhan perusahaan. 2. Tidak ada jaminan keberhasilan implementasi di suatu perusahaan meskipun ada juga perusahaan yang telah membuktikan keberhasilannya. 3. Karena ia dibuat berdasarkan pesanan alur operasional perusahaan, proses pembuatannya tidak jarang memerlukan waktu berbulan-bulan bahkan tahunan. 4. Hal ini dapat terjadi karena pihak penyelenggara harus menguji coba software buatannya dan memastikan sedikit bug yang kemungkinan muncul. 5. Lamanya pengembangan software dan implementasi inilah yang menjadi salah satu sebab harganya sangat menjulang tinggi. 6. Pelatihan yang berterusan kepada para pegawai yang menjalankan sistem ini. 7. Biaya layanan purnajual seperti pemeliharaan dan bantuan yang cukup besar dan biasanya dibayar di muka untuk jangka waktu tertentu. Oleh sebab itu, investasi di bidang software ERP harus dimulai dengan pembelajaran pengalaman dari suksesor terdahulu diiringi dengan metode perencanaan yang tepat. Sebaiknya kenali skala bisnis Anda dan kenali kebutuhan yang tepat. Apakah software ERP tailor made cocok untuk Anda? Jika ini bukan pilihan Anda, Anda layak mengintip software akuntansi dan manajemen bisnisyang kami sediakan dengan mudah untuk berbagai jenis bidang usaha. Intip di banner di bawah ini dan rasakan langsung kemudahannya. 3. Internet : • Jaringannya yang luas & cepat (seluruh dunia). • Perkembangannya sangat pesat. • Bisa digunakan oleh siapa saja dan kapan saja. Intranet : • Jaringannya yang sempit (lokal). • Perkembangannya lambat. Pengembangan sistem metode alternatif dapat berupa pengembangan sistem metode : 1) paket (package), Ketersediaan paket harus diperiksa, apakah paket harus dibeli atau mengembangkan STI sendiri. Kelebihan • Kualitas paket yang baik • Dapat digunakan sketika • Harga paket relative murah • Dapat digunakan untuk rekayasa ulang proses bisnis • Kompatibel dengan sesame oengguna paket Kelemahan • Tidak sesuai untuk aplikasi yang unik • Perbaikan, modifikasi dan pengembangan paket sulit dikerjakan sendiri • Basis data tidak terintegrasi dengan aplikasi lainnya • Ketergantungan dari pemasok • Tidak memberikan keuntungan kompetisi 2) metode prototip (prototyping) Prototyping adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja (prototipe) dari aplikasi baru melalui proses interaksi dan berulang-ulang yang biasa digunakan ahli sistem informasi dan ahli bisnis. Keunggulan prototyping adalah : 1. Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan. 2. Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pelanggan. 3. Pelanggan berperan aktif dalam pengembangan sistem. 4. Lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem. 5. Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang diharapkannya. kelemahan prototyping adalah : 1. Pelanggan tidak melihat bahwa perangkat lunak belum mencerminkan kualitas perangkat lunak secara keseluruhan dan belum memikirkan peneliharaan dalam jangka waktu yang lama. 2. Pengembang biasanya ingin cepat menyelesaikan proyek sehingga menggunakan algoritma dan bahasa pemrograman sederhana. 3. Hubungan pelanggan dengan komputer mungkin tidak menggambarkan teknik perancangan yang baik. 3) metode pengembangan oleh pemakai (end user computing atau end user devolopment) Jika dampaknya sempit, yaitu hanya pada individu pemakai sistem yang sekaligus pengembang sistem itu saja, maka EUC (end user computing) dapat dilakukan. Sebaliknya jika dampaknya luas sampai ke organisasi, pengembangan sistem EUC akan berbahaya, karena jika terjadi kesalahan, dampaknya akan berpengaruh pada pemakai sistem lainnya atau pada organisasi secara luas. • Kelebihan o Menghindari masalah kemacetan di departmen sistem informasi jika harus dikembangkan didepartmen tsb. o Kebutuhan pemakai sistem dapat lebih terpenhi. o Meningkatkan keterlibatan pemakai didalam pengembangan sistem. • Kekurangan o Tidak semua pemakai sistem mempunyai pemahaman tentang teknologi sistem informasi. o Memiliki risiko mengganggu bahkan merusak sistem informasi lain. o Kelemahan teknis. 4) metode outsercing. Outsourcing adalah metode penggunaan sumber daya manusia yang berasal dari pihak eksternal (pihak ketiga) untuk menangani atau membangun sistem perusahaan dengan cara membeli aplikasi dengan vendor.Perbedaan metode konvensional dengan metode alternatif. Dengan metode pengembangan secara konvensional, yaitu metode siklus hidup pengembangan sistem, yang dikembangkan oleh analisis sistem. Alasan menggunakan metode ini digunakan untuk mengembangkan sistem teknologi informasi yang kompleks. Selanjutnya pengembangan sistem teknologi informasi alternatif model paket dilakukan dengan membeli paket perangkat lunak yang ada. Paket sekarang banyak tersedia di pasaran karena banyak aplikasi bisnis yang bersifat umum seperti tersedia di pasaran karena banyak aplikasi bisnis yang bersifat umum seperti misalnya aplikasi akuntasi, keungan dan aplikasi-aplikasi lainnya. Jika paket tersedia perusahaan tidak perlu merancang dan menulis program sendiri aplikasinya.di dalam memilih paket, terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan yaitu : 1) spesifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan 2) ketersedian paket 3) mengevaluasi kemampuan paket. Apabila paket tidak tersedia, prioritas kedua biasanya jatuh pada outsourcing. Berikutnya yang perlu dipertimbangkan adalah metode prototyping. Metode prototyping banyak digunakan untuk mengembangkan sistem teknologi informasi yang harus segera dioperasikan. DAFTAR PUSTAKA Muthiara, http://muthiara086.blogspot.com/2017/04/ html (09 Oktober 2018 12:39)

Sistem Informasi Manajemen Minggu 4 E-learning Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA

 1.      Jelaskan Figure 4.1  lnformation Systems  Are Developed to Support  Organizational  Levels and Areas (dari modul minggu ini)
2.      Jelaskan bidang aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation/OA) yang banyak di implementasikan pada perkantoran modern saat ini.
3.      Bagaimana dengan Implementasi Sistem Informasi Perkantoran di kantor saudara atau pada kantor yang saudara amati.
(lihat Figure 4.2 An OA Model) (dari modul minggu ini)

4.     Fenomena yang mengawali terbentuknya kantor maya dan bagaimana persepsi saudara tentang kantor maya (atau lebih dikenal dengan kantor/toko online) didalam menjalankan bisnisnya dalam persaingan bisnis yang semakin kompetitif saat ini.

Otomatisasi Kantor (Office Automation) digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor, yaitu :

·         Manajer

Orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutamaSDM.

·         Profesional

Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya

Misalnya : Pembeli, wiraniaga, dan asistenstaff khusus Manajer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

·         Sekretaris                                                                                            

Biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

·         Pegawai administratif

Melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan DO Aplikasi Otomatisasi Kantor

·         Word Processing

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.

·         Electronic Mail

Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.

·         Voice Mail

Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.

Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan mengubahnya kembali menjadi benuk audio saat dipanggil.

·         Electronic Calendaring

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

·         Audio Conferencing

Audio conferencing adalah penggunaan  peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

Audio conferencing adalah aplikasi Office Automation pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

·         Video Conferencing

Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.

Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.

Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu:

1)      Video satu arah dan audio satu arah

2)      Video satu arah dan audio dua arah

3)      Video dan audio dua arah

·         Computer Conferencing

Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga member kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.

Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi.

Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada di kota yang berlainan.

·         Facsimile Transmission

Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.

·         Video Text

Video text adalah penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada computer.

·         Image Storage and Retrieval

Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.

Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalahnya

·         Desktop Publishing

Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing.

Fenomena yang mengawali terbentuknya kantor maya

Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil.

Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun.

Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya. Persepsi saya tentang kantor maya (atau lebih dikenal dengan kantor/toko online) didalam menjalankan bisnisnya dalam persaingan bisnis yang semakin kompetitif saat ini. Dengan hadirnya Kantor maya atau Toko online memudahkan banyak orang untuk membeli suatu barang yang di inginkan dengan mudah dan tidak memerlukan banyak waktu. Perkembangaan kantor maya atau toko online sangatlah pesat di zaman sekarang. Berikut ini adalah kelebihan dan kekurangan kantor maya adalah : Kelebihan kantor maya adalah :

1.Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas kantor seperti ruang, furniture, AC dan lain-lain. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk sekali-sekali orang bertatap muka.

2.Mengurangi biaya penyediaan peralatan, peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif.

3.Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.

4.Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai.

5.Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.

Kelemahan kantor maya , terutama dari sisi para pekerja , yaitu :

1.Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang dilakukan.

2.Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang.

3.Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang

4.Ketat pada pengamanan sistem komputer.

5.Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatankegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja kantor.

DAFTAR PUSTAKA

Dewi, Nurmala, Evi, http://evinrmldewi.blogspot.com/2018/04/ (02 oktober 2018, 15.09)

Astutsi, Dwi, Yuli, https://www.slideshare.net/YuliDwiAstuti/sim-yuli-dwi-astuti-hapzi-ali-fenomena-kantor-maya-dan-aplikasi-sistem-informasi-perkantoran-yang-banyak-dimplementasikan-universitas-mercu-buana-2017?from_action=save (02 oktober 2018, 15.14)